La organización de los archivos es una de las tareas que más nos desagrada así que a menudo no encontramos tiempo para ella. Las necesidades diarias muchas veces nos hacen perder la perspectiva y el “ya lo haré mañana” nos lleva a no encontrar nunca tiempo para ordenar los documentos debidamente. Si a todo esto le sumamos la utilización inadecuada del material de archivo y del mobiliario obliga en muchos casos a las empresas a necesitar más espacio del realmente necesario con la consecuente inversión en recursos y en metros cuadrados.

Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:

-          Disminución del volumen de documentos a conservar.

-          Racionalización de la utilización de recursos tanto humanos como materiales

-          Facilitar la localización de documentos

-          Mayor aprovechamiento del espacio

-          Incremento en la productividad de las personas

Todo ello lo podríamos evitarlo con una correcta planificación  del espacio necesario y una cultura de archivo interna adecuada. Igualmente no podemos olvidar tampoco la importancia de contar con un mobiliario adecuado, existen una gran tipología de sistemas de almacenamiento y archivo y las necesidades de todas las empresas no son siempre las mismas. Es muy importante que las organizaciones sean conscientes del fuerte impacto económico que puede tener una correcta gestión del archivo en la cuenta de resultados de una empresa por ello recomendamos a la hora de instalar una oficina en dejarse aconsejar por un profesional.