Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:

-          Disminución del volumen de documentos a conservar.

-          Racionalización de la utilización de recursos tanto humanos como materiales

-          Facilitar la localización de documentos

-          Mayor aprovechamiento del espacio

-          Incremento en la productividad de las personas

Todo ello lo podríamos evitarlo con una correcta planificación  del espacio necesario y una cultura de archivo interna adecuada. Igualmente no podemos olvidar tampoco la importancia de contar con un mobiliario adecuado, existen una gran tipología de sistemas de almacenamiento y archivo y las necesidades de todas las empresas no son siempre las mismas.

Es muy importante que las organizaciones sean conscientes del fuerte impacto económico que puede tener una correcta gestión del archivo en la cuenta de resultados de una empresa por ello recomendamos a la hora de instalar una oficina en dejarse aconsejar por un profesional.

En Ofiprix, como empresa líder en su sector, conocemos muy bien toda esta problemática y ofrecemos servicios de asesoramiento técnico y consultoria especializada de forma totalmente gratuita para una correcta gestión del espacio de trabajo.

Algunos de los servicios  que ofrecemos (estudio de las necesidades del cliente, Planificación y optimización de espacios, estudio y seguimiento del proyecto, elaboración de presupuestos, planos, material gráfico y técnico de los productos)

Por ello, el diseño de una oficina debe partir del análisis de las necesidades de las personas  que van a trabajar en ese espacio. No existe ningún modelo que sea el mejor en “términos absolutos”. La calidad del mueble depende en gran medida de las tareas para las que se van a usar y aunque se suele hablar genéricamente de “trabajadores de oficina” como un colectivo, en realidad las posibles tareas realizadas por este tipo de trabajadores puede ser muy heterogeneas.

Se pueden considerar 4 perfiles básicos de puesto de trabajo que permiten encuadrar de forma bastante aproximada a una buena parte de los trabajadores de una oficina. Dichos perfiles son:

a) Directivo

CARACTERÍSTICAS DE LA TAREA

• Actividad creativa con elevada autonomía
• Alto nivel de relaciones y comunicación
• Menor uso de ordenador y mayor uso de documentos y papel

PRESTACIONES DEL MOBILIARIO

• Valor simbólico y representación
• Espacios y elementos para reuniones
• Sillas de respaldo, sin renunciar a prestaciones ergonómicas
• Mesas más grandes, pero sin alterar características ergonómicas fundamentales

b) Técnico

CARACTERÍSTICAS DE LA TAREA

• Tareas creativas y con carga intelectual
• Menos requerimiento de relación y comunicación
• Trabajo intensivo con el ordenador
• Puesto con elevada carga postural

PRESTACIONES DEL MOBILIARIO

• Favorecer la movilidad y los cambios de postura
• Ajustes para adptarse al usuario
• Sillas con ajuste dinámico en el respaldo
• Respaldo medio-alto
• Reposabrazos anchos y regulables en altura
• Mesa de tamaño suficiente
• Diseño del puesto compatible con equipos informáticos y comunicaciones

c) Administrativo

CARACTERÍSTICAS DE LA TAREA

• Versatilidad, variedad de actividades
• Tareas pautadas, más mecanicas y con menos autonomía
• Puesto con niveles intermedios de carga postural y necesidades específicas en cuanto a funcionalidad

PRESTACIONES DEL MOBILIARIO

• Favorecer la movilidad y los cambios de postura
• Diseño del espacio de trabajo compatible con una variedad de actividades
• Elementos de almacenamiento y archivo
• Silla versátil

d) Atención al público

CARACTERÍSTICAS DE LA TAREA

• Posiblemente tareas con cierto nivel de carga física
• Variedad de tareas de atención al público, teléfono y tareas de ordenador
• Posible necesidad de alternar posturas de pie y sentado

PRESTACIONES DEL MOBILIARIO

• Movilidad en la postura
• Superficie de trabajo suficiente
• Diseño de alturas de trabajo en el caso de mostradores
• Reposabrazos anchos y regulables en altura

A continuación te brindamos algunos consejos para que puedas reducir o incluso eliminar todo tipo de contaminación visual en tu trabajo.

Estos trucos te ayudarán a relajar la vista y evitar el stress:

- En primer lugar asegúrate de mantener el orden de tu escritorio, con los papeles alineados y categorizados en el caso que lo precisen.

- Elige plantas y ubícalas en lugares estratégicos, de manera que otorguen un relax visual. – Si necesitas organizar viejos trabajos, utiliza cajas o archiveros y ubícalos en zonas alejadas a tu zona de trabajo

- Coloca alguna pizarra para anotaciones en lugar de escribir en la mesa o cualquier otro mueble.

- Los archivadores y bucs son grandes aliados para poder clasificar todos los documentos que generamos.

Nuestra teoría es que el entorno en el que trabajamos determina nuestra forma de trabajar. Para entender los efectos que provocan los colores en las personas hay que matizar que lo importante es la luz que desprenden esos colores. Por tanto, más que el color en sí mismo, lo importante es la luz. La iluminación, sobre todo si la predominante es natural, cambia los colores. Hay que barajar distintos criterios: color, tono e intensidad (cantidad de blanco) .

En general, podemos decir que en zonas donde no se estará mucho tiempo se puede ser más atrevido con los colores más estridentes y estimulantes. En cambio, en los lugares donde se requiera mucha concentración, lo adecuado sería mucha luz, pero luz tranquila (con tonos azulados, por ejemplo).Los colores cálidos (todos los que tienen pigmentación amarilla o rojo, los primarios) son estimulantes, y normalmente dan la sensación de más iluminados. Los colores fríos, son considerados, más sofisticados, más tranquilos, más suaves. Por otra parte, hay razones culturales para elegir un color determinados.

Hay que tener en cuenta que la oficina es la casa de cualquier empresa, y como en nuestra propia casa, nos gusta que la gente esté a gusto, que sea un espacio agradable, al mismo tiempo que cumpla su función (la de hoy), y las funciones que deberá cumplir en el futuro. El color corporativo, la imagen de la empresa, ha de tener una respuesta  en el espacio de la organización. Por otro lado, en el logotipo de la compañía, normalmente hay mucha información de la organización, filosofía de empresa, imagen que se pretende potenciar, cómo son las personas que la componen, etc. Por eso es importante conciliar los colores corporativos con los colores del entorno de sus oficinas. Hay que buscar conexiones, pero no es recomendable la uniformidad de todos los elementos. A veces es excesivo el uso del color corporativo.

El color se puede utilizar para mejorar el humor, las emociones e, incluso algunos dicen que la salud. Se trata de adaptar en el espacio la funcionalidad que toda oficina debe tener, y la armonía, para que las personas que lo van a utilizar estén más contentas. El color actúa en el nivel emocional de la persona. Por lo tanto, es acertado pensar que el uso de determinados colores apoya la tranquilidad, la armonía dentro de una oficina, y potencia el nivel “ de alegría” con el que se trabaja. Para según qué trabajos hay colores que mejoran la concentración o la creatividad. Por ejemplo, los colores tranquilos, fríos, serenos, ayudan en el trabajo intelectual, racional y numérico. Por el contrario, los colores cálidos, fomentan la creatividad, el movimiento, la fantasía…

El estudio de todas estas cosas que si podemos controlar se llama ergonomía e incluye por ejemplo el aire que respiramos durante todo el día. Respirar aire polucionado puede provocar alergias, tos,cansancio y dolor de cabeza. Para evitarlo deberíamos analizar de donde proviene el aire que respiramos y tomar medidas para hacerlo lo más fresco y saludable posible.

El aire que respiramos en el trabajo puede tener demasiado dióxido de carbono,  o arrastrar elementos químicos u ozono provieniente de otras máquinas.

Para evitar todo esto hay algunos cosas que podemos hacer:

-   Mantener las máquinas que utilizan compuestos químicos tan lejos como sea posible de las personas que trabajan.

-   Sugerir a nuestro jefe que instale un filtro de aire y se instaure una política de revisión de los aires.

-  Aumentar la velocidad de los ventiladores de entrada de aire.

-   Si en la oficina el aire es demasiado seco siempre podemos poner un humidificador. 

Si tenemos reacciones alérgicas a perfumes o velas debemos hablar con nuestros compañeros sobre nuestras problema para que dejen de utilizarlos mientras estemos cerca. Sino fuera posible convencerles siempre podemos hablar con RRHH o bien con dirección.

Si no disponemos de un mobiliario para oficina adecuado, todo esto puede tener efectos negativos en nuestro trabajo diario reduciendo nuestra productividad o incluso provocándonos lesiones o jaquecas.

Por ello, mediante estos consejos, le invitamos a reflexionar sobre como ha acondicionado su lugar de trabajo y en que medida se ajusta su oficina a sus necesidades diarias.

Sillas Giratorias: nos permiten hacer movimientos en todas las direcciones y pequeños desplazamientos dentro de la oficina, evitando levantarse o realizar giros inadecuados.

Las sillas giratorias son ideales para el trabajo de oficina, por su facilidad en el desplazamiento.

Archivadores y Bucs con ruedas: este pequeño detalle ayudará a que tengamos mayor flexibilidad en su disposición y ubicación, logrando rellenar espacios libres con elementos útiles.

Brazo Articulado para el teléfono: Un complemento ideal cuando no disponemos de mucho espacio en la oficina o mesa de trabajo, que además permite una excelente movilidad para la ubicación del teléfono.

Bandejas Giratorias: Con las Bandejas Giratorias podrás disponer de los documentos de una forma organizada y flexible, accediendo sin complicaciones y consiguiendo además, reducir el espacio utilizado.

Reposapiés. Porque en la oficina no tiene que ser todo trabajar, nos permite relajarnos y facilitan la circulación sanguínea a través de un suave masaje.

Mesas de reunión. Una sala de reuniones es el corazón de una empresa donde se mantienen las reuniones del equipo directivo, donde se toman decisiones importantes, se atiende a las visitas. El disponer de una mesa de reuniones adecuada nos permitirá causar una mejor impresión a nuestras visitas y evitar tener que utilizar nuestra mesa de trabajo habitual.

Carros multifuncionales. Le ayudarán a mover más fácilmente la impresora o los documentos en su oficina. Ideales para el transporte y uso de instrumentos multimedia o bien como soportes para la pausa del café.

La respuesta es: casi siempre, y terminamos acudiendo a un especialista para diseñarlo a medida (lo que normalmente supone mas costes y tiempo) o ajustándonos a lo que hay disponible en el mercado.

Bajo esa premisa, en Ofiprix nos propusimos diseñar una estantería que se adaptara al usuario, no al revés. El resultado es Modus, una estantería modular que nos permite crear infinitas combinaciones y configuraciones según nuestras necesidades. Soluciones individuales para cada necesidad, para cada concepto de espacio.

Este tipo de estantería es muy práctica tanto en la configuración de oficinas y puestos de trabajo, como en el hogar, ya que nos permite jugar con el espacio del que disponemos. En la foto superior les presentamos un ejemplo de cómo dividir una oficina con 8 puestos de trabajo.

Una gran solución que nos ofrece ventajas como:
- Mejorar la utilización del espacio
- Conseguir una mayor organización
- Facilitar el acceso a documentos, carpetas y demás elementos
- Crear ambientes de trabajo personalizados

Si desea conocer más sobre la estantería Modus, puede visitar nuestra sección Estantería Modus

Consejos para tener una buena iluminación:

2. Si no contamos con suficiente luz natural, se recomienda hacer un uso combinado de luz natural y artificial, procurando que exista una iluminación uniforme.

3. Se deben evitar los deslumbramientos, por ello la orientación de lámparas y focos es de vital importancia, así como la ubicación de las mesas y puestos de trabajo.

4. Contar con ventanas que permitan regular la luz mediante persianas o mamparas es idóneo, ya que en algunos casos puede existir un exceso de luz natural.

5. El color de las paredes ofrece una mayor iluminación y uniformidad de ésta, por ello es importante utilizar colores claros que reflejen la luz y ayuden a tener una óptima iluminación.

6. Mantener limpias las lámparas y focos para evitar que se genere polvo, pues por consiguiente, se calentarán más y se terminarán fundiendo.

Accesorios de Mesa:

Cuando las mesas que tenemos no disponen de suficiente espacio para ubicar todos los papeles, ordenador, teléfonos y demás; es recomendable plantearse la adquisición de un complemento que le facilite el uso de todos los elementos necesarios, tales como brazos y soportes de mesa. Conozca aquí nuestra oferta de Accesorios de Mesa

Lámparas: Nos ayudan a disponer de una mejor iluminación en nuestro puesto de trabajo y/o de lugares específicos dentro de la oficina, permitiendo no solo facilitar la lectura (por ejemplo), sino incluso también crear diferentes espacios.

Existen muchos tipos de lámparas en función del uso que queramos darle, debemos elegir siempre la que brinde una mayor funcionalidad y sea acorde al diseño de nuestra oficina.
Conozca aquí nuestra oferta de lámparas para oficina

Papeleras y percheros: Complementos indispensables para mantener orden y limpieza dentro del lugar de trabajo, una buena papelera pero no tiene porque estar reñida con el diseño.
Conozca aquí nuestra oferta de papeleras y percheros para oficina

Pizarras y Murales: Las pizarras y murales son cada día más necesarios en cualquier oficina moderna ya que facilitan la interacción con nuestros compañeros y de la empresa con sus trabajadores. Existen una gran variedad de pizarras y murales en función de su uso.
Conozca aquí nuestra oferta de pizarras y murales

Divisores y postes: Complementos utilizados para dividir espacios de trabajo, facilitando y mejorando la distribución de nuestra oficina.
Conozca aquí nuestra oferta de divisores

Puede conocer todos nuestros complementos en: Complementos y Accesorios de Oficina

2. Postura al sentarse: Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de sentarnos en una silla de trabajo:

- Siéntese de modo que exista un espacio entre la silla y la parte inferior de las piernas de un puño.
- Mantenga la cabeza/cuello de forma recta y los hombros relajados.
- Mantenga los codos pegados al cuerpo.
- Los muslos y la espalda deben estar al menos a 90º

3. Respaldo de la silla: Es recomendable ajustar el respaldo de la silla para que pueda soportar la curva inferior de la espalda, de manera que la parte lumbar no se encuentre en tensión constante, esto evitará los dolores de espalda y zonas lumbares.

4. Los pies en el suelo: Se debe procurar mantener los pies en descanso, ya sea sobre el suelo, o usando un reposapiés.

5. Postura de los brazos: Mantenga antebrazos, muñecas y manos en línea recta para hacer uso del teclado o el ratón, para ello recomendamos que la silla cuente con reposabrazos.

Finalmente, les ofrecemos una imagen proporcionada por el Ministerio de trabajo en la que se indica la postura idónea que debemos adoptar en el trabajo.